Möödunud nädalal käisin MindMapi klubiõhtul Tartus konsultatsiooni- ja  IT juhtimise ettevõtte Hansson, Leego & Partner kontoris, kus HLP juhtivpartner Erkki Leego avaldas saladuse, kuidas nad suudavad tagada tipptasemel efektiivsust ja kvaliteeti 9-liikmelise meeskonnaga.

Sul on tõenäoliselt oma moodus, kuidas oma aega ja tegemisi planeerida. See võib olla paberil, Outlooki inboxis või mõnes teises arvutiprogrammis. Kuid oled Sa kunagi mõelnud, et ka MindMapi tarkvaraga on võimalik mahukaid protsesse hallata? Mina igatahes polnud, kuni eilseni, kui nägin, kuidas seda HLP-s tehakse.

Näidis mindmapi tehnikast (kuna HLP enda ettevõttesisesed mindmapid on konfidentsiaalsed, siis lisasin siia pildi pisut lõbusamast ja käsitsi tehtud mindmapist):

Kuidas mindmap aitab efektiivsusele kaasa?

• Lood selge struktuuri oma projektidele ja kohustustele (kiire ülevaade ja operatiivne muutmine/täiendamine).
• Seod kõik projektiga seotud dokumendid ühe faili külge (meeletu ajavõit otsimise arvelt)

 Mis on vajalik, et see võiks nõnda toimida?

• Mindmapi tarkvara *
• Gyronicsi programmi, mis annab operatiivse ülevaate projektidest ja töödest
• Server, et tagada meeskonnaliikmete ligipääs dokumentidele

* Kui otsid tasuta tarkvara, siis pisut vähesemate funktsioonidega, ent tasuta mindmapi tarkvara on Freemind.

Mõned huvitavamad mõtted, mis aitavad Sul efektiivsem olla:

• Loo omale toimiv süsteem, järgi seda ja arenda seda.
• Kui tahad olla jätkusuutlik, siis loo süsteem, mille järgimisel on Sul võimalik päevapealt kogu oma töö teisele inimesele üle anda, ilma, et ta peaks ühtki olulist detaili täpsustama.
• Tee spetsiaalsed blanketid oma dokumentidele, et ei peaks töö käigus vormistuse pärast muretsema.
• Kasuta selgeid pealkirjasid oma dokumentides, kasutades vajadusel täiendavaid akronüüme dokumendi liigile viitamiseks.
• Tee korralik sisekorraeeskiri, mis sätestab meeskonnas reeglid e-kirjade, ruumide, telefoni ja arvuti kasutamise jms. kohta.
• Rakenda kvaliteet-tundi tööpäeva alguses ja lõpus, kus tegeled oma asjade korrastamisega ja planeerimisega.
• Kui asi on võimalik 2 minutiga ära teha, siis David Allen käseb Sul seda kohe teha.

Kuidas efektiivsus loovusele mõjub?

Esialgu arvasin, et pärssivalt, kuid asjaosaliste sõnul tegelikult soodustab efektiivsus loovuse avaldumist - jääb rohkem aega, et loovalt tegutseda.

Kasulikke viiteid efektiivsuse kohta:

• Artiklid efektiivsusest Siim Lepiski blogis
• Life optimizer isikliku efektiivsuse blogi (inglise keeles)
• Vaata maailma tarkusi mindmappide raamatukogust (inglise keeles)

Mida Sa nüüd järgmisena kavatsed teha? Milline tegevus võiks aidata Sul kohe tõsta oma efektiivsust kasvõi natukene?

Maailma juhtiv IT uuringufirma Gartner viimane uuring väidab, et 2010 aastaks on enamik Fortune 1000 ettevõtetest liitunud mõne on-line kogukonnaga. Väidetavalt on Generation V (praeguse Virtuaalse Generatsiooni) eripäraks see, et edukad on need ettevõtted, kes ühendavad oma äri sotsiaalsete e-võrgustikega, eesmärgiga olla oma klientide jaoks köitvam ja eelistatum. Ühesõnaga: parem turundamine. Samuti aitavad sotsiaalsed rakendused (nt Facebook, LinkedIn, Orkut…) koguda lihtsalt infot oma klientide tänaste ja tulevikuvajaduste kohta ning suunata neid tarbima oma tooteid ja teenuseid.

Kõige lihtsama näitena võiks BMW turundusinimesed hoida silma peal, mida arvavad autoomanikest fanaatikud mõnest uuest tehnoloogiast Facebook’is. Näiteks oskaksid mind kutsuda Facebooki kaudu talvisele sõidukoolitusele uue BMW M6‘ga. Ning saadaksid samasuguse kutse viiele mu sõbrale, kes samuti on M6 vastu avalikult tugevat huvi tundnud. Koolituspäeva lõuna toimuks Itaalia toiduga restoranis (mis kõigile mu M6-fanaatikutest sõpradele tõsiselt imponeerib) ning sõidupäeva lõpetaksime parimas kohalikus sohvabaaris muljeid vahetades, klaasist lemmikjooki rüübates. BMW enda kulul, loomulikult.

Seega 3 lihtsat küsimust:

1. Mil moel juba täna Sinu ettevõte kasutab ära e-võrgustikke?
2. Oskad Sa kujutada ette potentsiaali, mida e-kogukonnad pakuvad?
3. Mida saaksid täna social teenuste valdkonnas teha selleks, et edestada oma konkurente?

Muidugi oleneb keskkonna valik sellest, millised on sihtturud. Näiteks kui Sinu kliendid on “senior executives”, soovitan soojalt uurida LinkedIn võimalusi. Head ülevaadet uutest e-võrgustikest ning olemasolevate edutus- ja edulugudest pakub lehekülg nimega The Next Web.

(originaalartikkel @lepisk.com)

 Metafoorid on kujundid, piltlikud väljendid ja sümbolid, mis ümbritsevad meid kogu aeg, aga võib-olla ei teadvusta me nende kõiki võimalusi. Kui internetis suheldes lisame naerunäo või päikese, siis anname korraga edasi palju informatsiooni – olen rõõmus, hea meel on sind näha jne. Seda kõike pikalt välja kirjutades läheks rohkem aega ja tegelikult on sümbolites ka palju peidetud informatsiooni, mis mõjutab meid endid ja teisi alateadlikult. Kui oleme valinud oma firma logoks näiteks jõulise lõvi, siis tuleks arvestada selle sümboli kõikide aspektide võimaliku mõjuga.

Samuti on metafooridel koht meie kõnes - piltlikud väljendid nagu orav rattas, nõel heinakuhjas, peaga vastu seina – mõjutavad seda, mida me endast mõtleme, kuidas me töötame ja millised on meie suhted. Ka enamus reklaame on metafooride üks vorme, kusjuures kõige oskuslikumad neist reklaamivad tooteid väga edukalt.

Metafoorid võivad oma stiililt olla väga võluvad, meelitavad, hüpnotiseerivad. Nende sisu ja mõju võib olla õpetlik kui nad on mõeldud ja koostatud konstruktiivselt.

Vaatame põhjalikumalt edasi?

(more…)

Soovin Sulle anda ülevaate põnevatest seostest, mida kindlasti arvestavad paljud Eesti organisatsioonid, aga mida võiks juhid veel enam teadvustada. Selle artikli järgi tasub organisatsioonidel võtta fookusesse valdkond, mis on seotud juhi suhtlemiskompetentsiga ja juhtimisstiiliga, et maksimeerida töötajate rahulolu ja parandada töötulemusi.

Paul E. Madlock (refereeritud ajakirjast Journal of Business Communication Jan2008, Vol. 45)

(more…)