Aega ei saa juhtida, juhtida saab iseennast! Ajajuhtimine.ee on veeb inimesele, kes on valmis enda käitumist muutma selleks, et kontrollida enda elu.

Nõnda ütleb ajajuhtimise veeb, kus Eesti ajajuhtimisekspert Ardo Reinsalu jagab tasuta enda ja paljude teiste tegijate praktilisi nõuandeid enese oskuslikumaks juhtimiseks ajas.

 Püüa meenutada, millal viimati kogesid seisundit, kus tundsid, et:

• igal Sinu sammul on selged eesmärgid;
• saad vahetut tagasisidet;
• oskused ja väljakutsed on vastavuses;
• keskendud tegevusele (tegevus ja teadvus liitunud);
• segajad on välja lülitatud;
• pole muret võimaliku ebaõnnestumise pärast;
• aja tunnetus on moonutatud;
• tegevus ise ongi eesmärk.

Meenub? See ongi kulgemine. Kas Sulle meeldis selles seisundis olla? See seisund esineb tihti sportlaste, kunstnike ja muusikute tegutsemises ning pahatihti ka videomängude mängimises. Kulgemise seisundis on ka paremad ideed varmad tulema - aitab kaasa loovuse avaldumisele.

Vaatame protsessi lähemalt: 

Selgitused:

• kui Sinu oskused on kõrged, aga ülesande väljakutse madal, tekib tüdimus (A2);
• kui Sinu oskused on vähesed, kuid väljakutse kõrge, siis tõenäoliselt ärritud ja stressad (A3)
• kui oskused ja väljakutsed on tasakaalus (või väljakutsed pisut kõrgemal), siis võid saavutada kulgemise seisundi (A1 ja A4)

Tarkusetera juhile: hoia meeskonnaliikmete väljakutsed grammivõrra kõrgemal, kui nende praegused oskused lubavad - et toimuks areng. Tee endale selgeks, kellel millised oskused ja arengusoovid on ning lähtu sellest töö planeerimisel.

Tarkusetera meeskonnaliikmele: anna juhile selgelt märku, kui kõrgeid väljakutseid Sa ootad (kui palju tahad üle varju hüpata).

Tarkusetera kõigile: õpi tunnetama ja reguleerima oma tegevust sellisel moel, et saaksid pidevalt optimaalses kulgemise seisundis viibida (vt. 7 tunnust artikli alguses).

Kulgemise kontseptsiooni autor Mihaly Csikszentmihalyi (jah, päris hea perekonnanimi ) selgitab oma uurimuse tagamaid:

Soovin Sulle mõnusat kulgemist!

Kuidas Sinul kombeks on - kas parimad loovad ideed tulevad siis, kui tähtaeg on kohe-kohe ukse taga või eelistad vaikselt kulgeda ja häid mõtteid luua? Vaata ja mõtle, millisesse kvadranti Sa praegusel hetkel võiksid ennast paigutada (suurendamiseks klõpsa pildile):

Leida endale sobiv tegutsemis-stiil - olgu selleks ekspeditsioonil või missioonil olek ning turguta ennast pigem olema kvadrandi ülemisel korrusel, kui autopiloodil kulgeja või hobuveskis jooksja.

Juhul kui oled meeskonna juht, siis tasub võtta hetkeks aeg maha, et kontrollida, ega Sinu meeskonnakaaslased pole suure sagimise käigus hobuveskiks muutunud või rutiini tõttu autopiloodi peale ümber lülitunud. Suhtle oma tiimikaaslastega ning kuula tähelepanelikult, milliseid omadussõnu nad kasutavad oma töö kirjeldamisel - see võib Sulle anda aimdust, millises kvadrandis nad praegu on.

Sadade teadusartiklite ja tosinate raamatute läbi töötamisel ning kuue intervjuu ja sellele eelnenud 2 aasta pikkuse uurimustöö tulemusena olen koondanud indiviidi loovuse avaldumist mõjutavad organisatsioonilised tegurid süsteemselt ühte kontseptuaalsesse mudelisse. Seda mudelit soovin põgusalt tutvustada Sulle käesolevas ülevaatlikus kokkuvõttes.

Loovat saavutust käsitleme kui tööd, mis on samaaegselt uudne ja kasulik (rakendatav). Selleks, et indiviidi loovus saaks organisatsioonis avalduda, on tarvis kolme olulise komponendi üheaegne koosesinemine:
1) Asjatundlikkus - valdkonna teadmised ja oskused.
2) Loovmõtlemisoskus - loovuse-põhiste protsesside valdamine.
3) Motivatsioon - ülesandale suunatud motivatsioon.

Nende kolme komponendi kujunemist mõjutavad omakorda mitmed elemendid, mille mõju vahendab indiviidi isiksus kui suhteliselt püsivate tunnuste kogum (vt joonist).

Töönõustamine - mentorlus, supervisioon, kovisioon.
 
Informatiivne ja õpppimisele suunatud tagasiside, mis on suunatud soorituse parandamisele ja tööl õppimisele. Lubada vigade tegemist, kuid nõuda ka nendest õppimist.

Info kättesaadavus - indiviidi lugemus ja lai silmaring. Ligipääs ettevõttes loodud teadmusele.
 
Mitmekesised meeskonnad - iga meeskonnaliige rikastab meeskonda oma teadmiste ja kogemustega.
 
Täiendkoolitused - koolitaja puhul nt. andragoogika, esinemisoskused, õppematerjalide kirjutamine.

Loovuskoolitused, mis sisaldavad probleemi leidmise, ideede genereerimise ja lahenduste rakendamise treenimist. Täiendab teadmisi ja muudab hoiakuid.
 
Rolli-eeskujud - loominguliste inimeste modelleerimine.
 
Ideepaikade loomine - koht (sh virtuaalne) või sündmus, mis stimuleerib loomingulist mõtlemist ja koostööd. Siia kuulub ka keskkonnamuutus ja teistelt õppimine.
 
Vabadus vahendite valimisel. Selle alla kuuluvad vaba töögraafik, võimalus valida endale meelepäraseid projekte, loovate meetodite kasutamine töös ja volitused iseseisvaks otsustamiseks. Tuleks fikseerida selgelt ettevõtte eesmärgid ja lasta meeskonnaliikmetel endil valida vahendid eesmärkide saavutamiseks.

Töö olulisuse tajumine - indiviidi emotsionaalne seotus tööga. Kõrged professionaalsed standardid. Jagatud väärtustel põhinev organisatsioonikultuur.
 
Optimaalne koormus ja väljakutse - tasakaal töö ja puhkuse vahel. Vahendite ja ajaressursi piisavus (ei tohi olla liiga palju, et tekitada igavustunnet ega liiga vähe, et tekitada frustratsiooni). Töö vastavalt võimetele, kuid siiski väljakutsuv.
 
Transformeeriv eestvedamine - juhi inspireeriv motivatsioon, karisma, intellektuaalne stimulatsioon ja indiviidiga arvestamine.

Loova saavutuse tunnustamine - loovust väärtustatakse eesmärkide püstitamisel ja ettevõtte keskkond on muudatustele vastuvõtlik. Tunnustamiseks kasutatakse eelkõige mitterahalisi preemiaid.

Meeskonnakaaslaste toetus - avatud suhtlemine ja omavaheline usaldus. Teadlik distantside lühendamine ja väljakujunenud psühholoogiline rollijaotus. Iga liikme unikaalseid teadmisi ja väljavaateid tunnustatakse teiste poolt

Ideede esitamine ja hindamine tehtud lihtsaks. Uue idee puhul alguses “jah, hea mõte” öelda, mõelda ja siis otsustada. Ideede arutamine ja hindamine koosoleku päevakavas. Idee esitaja tundeid ei tohi riivata.

Loovatele inimestele on omane avatus uutele kogemustele, esteetiline tundlikkus, huvi keerukuse vastu, laiaulatuslikud huvid, intuitsiooni usaldamine ja mitmetähenduslikkuse talumine. Need, kes usuvad, et on loovad, saavutavad üldjuhul ka loovamaid tulemusi.

Soovin Sulle loovat mõttelendu
Harald Lepisk

Tundus huvitav? Vajaksid abi oma meeskonna loovuse turgutamisel? Loovustreeningud on abiks.

Originaalartikkel loovuse arendamise võimaluste kohta.

Möödunud nädalal käisin MindMapi klubiõhtul Tartus konsultatsiooni- ja  IT juhtimise ettevõtte Hansson, Leego & Partner kontoris, kus HLP juhtivpartner Erkki Leego avaldas saladuse, kuidas nad suudavad tagada tipptasemel efektiivsust ja kvaliteeti 9-liikmelise meeskonnaga.

Sul on tõenäoliselt oma moodus, kuidas oma aega ja tegemisi planeerida. See võib olla paberil, Outlooki inboxis või mõnes teises arvutiprogrammis. Kuid oled Sa kunagi mõelnud, et ka MindMapi tarkvaraga on võimalik mahukaid protsesse hallata? Mina igatahes polnud, kuni eilseni, kui nägin, kuidas seda HLP-s tehakse.

Näidis mindmapi tehnikast (kuna HLP enda ettevõttesisesed mindmapid on konfidentsiaalsed, siis lisasin siia pildi pisut lõbusamast ja käsitsi tehtud mindmapist):

Kuidas mindmap aitab efektiivsusele kaasa?

• Lood selge struktuuri oma projektidele ja kohustustele (kiire ülevaade ja operatiivne muutmine/täiendamine).
• Seod kõik projektiga seotud dokumendid ühe faili külge (meeletu ajavõit otsimise arvelt)

 Mis on vajalik, et see võiks nõnda toimida?

• Mindmapi tarkvara *
• Gyronicsi programmi, mis annab operatiivse ülevaate projektidest ja töödest
• Server, et tagada meeskonnaliikmete ligipääs dokumentidele

* Kui otsid tasuta tarkvara, siis pisut vähesemate funktsioonidega, ent tasuta mindmapi tarkvara on Freemind.

Mõned huvitavamad mõtted, mis aitavad Sul efektiivsem olla:

• Loo omale toimiv süsteem, järgi seda ja arenda seda.
• Kui tahad olla jätkusuutlik, siis loo süsteem, mille järgimisel on Sul võimalik päevapealt kogu oma töö teisele inimesele üle anda, ilma, et ta peaks ühtki olulist detaili täpsustama.
• Tee spetsiaalsed blanketid oma dokumentidele, et ei peaks töö käigus vormistuse pärast muretsema.
• Kasuta selgeid pealkirjasid oma dokumentides, kasutades vajadusel täiendavaid akronüüme dokumendi liigile viitamiseks.
• Tee korralik sisekorraeeskiri, mis sätestab meeskonnas reeglid e-kirjade, ruumide, telefoni ja arvuti kasutamise jms. kohta.
• Rakenda kvaliteet-tundi tööpäeva alguses ja lõpus, kus tegeled oma asjade korrastamisega ja planeerimisega.
• Kui asi on võimalik 2 minutiga ära teha, siis David Allen käseb Sul seda kohe teha.

Kuidas efektiivsus loovusele mõjub?

Esialgu arvasin, et pärssivalt, kuid asjaosaliste sõnul tegelikult soodustab efektiivsus loovuse avaldumist - jääb rohkem aega, et loovalt tegutseda.

Kasulikke viiteid efektiivsuse kohta:

• Artiklid efektiivsusest Siim Lepiski blogis
• Life optimizer isikliku efektiivsuse blogi (inglise keeles)
• Vaata maailma tarkusi mindmappide raamatukogust (inglise keeles)

Mida Sa nüüd järgmisena kavatsed teha? Milline tegevus võiks aidata Sul kohe tõsta oma efektiivsust kasvõi natukene?