Möödunud nädalal käisin MindMapi klubiõhtul Tartus konsultatsiooni- ja  IT juhtimise ettevõtte Hansson, Leego & Partner kontoris, kus HLP juhtivpartner Erkki Leego avaldas saladuse, kuidas nad suudavad tagada tipptasemel efektiivsust ja kvaliteeti 9-liikmelise meeskonnaga.

Sul on tõenäoliselt oma moodus, kuidas oma aega ja tegemisi planeerida. See võib olla paberil, Outlooki inboxis või mõnes teises arvutiprogrammis. Kuid oled Sa kunagi mõelnud, et ka MindMapi tarkvaraga on võimalik mahukaid protsesse hallata? Mina igatahes polnud, kuni eilseni, kui nägin, kuidas seda HLP-s tehakse.

Näidis mindmapi tehnikast (kuna HLP enda ettevõttesisesed mindmapid on konfidentsiaalsed, siis lisasin siia pildi pisut lõbusamast ja käsitsi tehtud mindmapist):

Kuidas mindmap aitab efektiivsusele kaasa?

  • Lood selge struktuuri oma projektidele ja kohustustele (kiire ülevaade ja operatiivne muutmine/täiendamine).
  • Seod kõik projektiga seotud dokumendid ühe faili külge (meeletu ajavõit otsimise arvelt)

 Mis on vajalik, et see võiks nõnda toimida?

* Kui otsid tasuta tarkvara, siis pisut vähesemate funktsioonidega, ent tasuta mindmapi tarkvara on Freemind.

Mõned huvitavamad mõtted, mis aitavad Sul efektiivsem olla:

  • Loo omale toimiv süsteem, järgi seda ja arenda seda.
  • Kui tahad olla jätkusuutlik, siis loo süsteem, mille järgimisel on Sul võimalik päevapealt kogu oma töö teisele inimesele üle anda, ilma, et ta peaks ühtki olulist detaili täpsustama.
  • Tee spetsiaalsed blanketid oma dokumentidele, et ei peaks töö käigus vormistuse pärast muretsema.
  • Kasuta selgeid pealkirjasid oma dokumentides, kasutades vajadusel täiendavaid akronüüme dokumendi liigile viitamiseks.
  • Tee korralik sisekorraeeskiri, mis sätestab meeskonnas reeglid e-kirjade, ruumide, telefoni ja arvuti kasutamise jms. kohta.
  • Rakenda kvaliteet-tundi tööpäeva alguses ja lõpus, kus tegeled oma asjade korrastamisega ja planeerimisega.
  • Kui asi on võimalik 2 minutiga ära teha, siis David Allen käseb Sul seda kohe teha.

Kuidas efektiivsus loovusele mõjub?

Esialgu arvasin, et pärssivalt, kuid asjaosaliste sõnul tegelikult soodustab efektiivsus loovuse avaldumist - jääb rohkem aega, et loovalt tegutseda.

Kasulikke viiteid efektiivsuse kohta:

Mida Sa nüüd järgmisena kavatsed teha? Milline tegevus võiks aidata Sul kohe tõsta oma efektiivsust kasvõi natukene?